La Universidad Santa María es una universidad que tiene 78 años de vida y que cuenta con varias sedes en diferentes puntos del país y fuera de Chile, separadas por grandes distancias, donde cuentan con diversas carreras de nivel técnico y profesional.

A través de los años esta casa de estudio ha acumulado gran cantidad de información valiosa que de alguna manera se han visto en la necesidad de capitalizar para poder mejorar sus procesos académicos tanto en su Casa Central como en otros Campus y Sedes a través del país.

María Alicia García, directora del Proyecto "Fortalecimiento de las Capacidades de Gestión de la UTFSM" y coordinadora de la Dirección General de Planificación y Desarrollo, explica que una de las tareas principales de la Unidad de Análisis, la cual ella conformó, es entregar información útil para la toma de decisiones en los niveles altos y medios de la Universidad. "Es así que para los usuarios estratégicos es necesario obtener información desde las diferentes sedes y de diversos ámbitos, ya sean académicos, financieros o de otra índole. Pero lo que sucede es que la información se encuentra dispersa en varias fuentes y sistemas de información, y esto dificulta la tarea de recopilación", explica la directora.

Además debido a la infinidad de criterios a considerar para poder filtrar y consolidar la información, esto desembocaba en que se convertía en una tarea ardua, complicada, y extenuante. Así también esto provocaba gastar bastante tiempo en dicho proceso, lo que no los ayudaba a obtener información clave en un breve lapso.

Para mejorar sus procesos analizaron en el mercado que herramientas podrían ayudarlos a realizar sus tareas de manera más rápida y con mejor calidad. Fue así que se decidió implementar un proyecto de Business Intelligence que permitiera apoyar la generación de la información en tiempos más reducidos y con mayor celeridad.

"Este proyecto que fue desarrollado junto a Iconexa, en su primera etapa, incluyó el diseño y carga de un Data Warehouse institucional hasta la generación de reportes de gestión y cuadros de mando, sobre todo para apoyar a los diferentes niveles de la institución, y según una cantidad limitada de requerimientos", explica María Alicia García.

Con esto la USM busca conformar un repositorio central de información que no solo unifique su información, sino que la presenten más agregada, sobre todo para el estudio de la información por parte de jefaturas de Departamentos, Direcciones y Unidades, y mucho más granulares, como el caso de la Dirección General de Planificación y Desarrollo.

Entre las ventajas y beneficios de contar con esta herramienta, explica la directora, está la pronta disponibilidad de los datos en un repositorio centralizado, creado específicamente para los requerimientos de la universidad. "Con esto la unidad de análisis puede responder con mayor rapidez, ya que disminuyen los tiempos asociados a la recopilación y consolidación de la información requerida por las distintas instancias tanto a nivel intenro de la Universidad como a los provenientes del Medio externo como son el Ministerio de Educación, y otras entidades vinculadas al quehacer de la Educación Superior", resalta la profesional.

Por último, con este proyecto de business intelligence la Universidad Santa María puede conocer el estado de la institución, y como éste va cambiando con el tiempo durante un año académico. Con esto evoluciona hacia el cumplimiento de las metas institucionales establecidas, para que en caso de que no sea así, se puedan gestionar las medidas adecuadas para tomar el rumbo correcto.